Perfis aplicáveis: II e III

Valor

Com a coleta, comunicação e a devida análise dos indicadores e/ou medições/métricas estes serão uma base importante o entendimento do desempenho e para a definição de ações para resolver possíveis problemas, bem como a tomada de decisões para cumprir os objetivos de medição frente a este desempenho esperado.

A obtenção de dados e informações de desempenho deve ser estruturada de forma apropriada e adequada a necessidades de cada organização (ex.: nível de profundidade a que os indicadores devem ser abranger; indicadores por área ou pela organização; indicadores por projeto ou por processos; entre outros).

A análise deve considerar que se o desempenho não estiver atingindo seus e objetivos estabelecidos, ou seja, os resultados estejam se desviando das metas estabelecidas, deve-se tomar medidas apropriadas para a correção destes desvios. Lembrando que os indicadores e/ou medições/ métricas e suas metas foram estabelecidas frente às estratégias da organização e, portanto, estes desvios indicam o não atendimento às estratégias.

Explicação

Nem todo desvio ocorrido frente às metas e objetivos estabelecidos significa que requer uma ação ou decisão imediata. É importante definir, para cada indicador e/ou medições/ métrica quais são os critérios que devem ser considerados para se caracterizar um desvio significativo e que, portanto, requer uma ação/ decisão.

As ações e decisões, a partir da ocorrência destes desvios significativos, podem incluir:

• A realização de análises de causas (ver “dicas”);
• Execução de replanejamento de ações;
• Inclusão de novas ações ou iniciativas para correção dos resultados
• Revisão ou renegociação de objetivos

Dicas

É importante estabelecer periodicidade de realização de análises dos indicadores para a tomada de decisões e que estas análises sejam sistemáticas e adequadamente registradas. Para cada indicador e/ou medição/ métricas pode se estabelecer periodicidades diferente dependendo de vários fatores como criticidade do indicador frente as estratégias estabelecidas, período de obtenção dos indicadores, desempenho que cada indicador está apresentando, entre outros.

A análise de causas ou também conhecida como análise causal, pode ser realizada por diversas metodologias, entre elas as citadas abaixo. Estas possuem vasto material na Internet para pesquisa e estudo, bem como muitos materiais que podem ser aplicados diretamente pelas organizações. O importante é verificar qual e oque destas metodologias é aplicável a cada organização. A criação de uma metodologia própria também é viável e “saudável” para a organziação.

• 5W2H – principais perguntas que devem ser feitas e respondidas para investigação: Who? (Quem?) | What? (O quê?) | Where? (Onde?) | When? (Quando?) | Why? (Por que?) | How? (Como?) | How Much? (Quanto?)
• 8D – Desenvolvido pela Ford Motor Company conhecido como “8 disciplinas para resolução de problemas” que segue os princípios do PDCA ((Planejamento, Execução, Verificação e Atuar/Agir)
• Ferramentas da Qualidade – entre elas: Fluxograma | Cartas de controle | Diagramas de causa-efeito (espinha de peixe ou diagrama de Ishikawa) | Folhas de verificação | Histogramas | Gráficos de dispersão | Diagrama de Pareto, entre outras.