MGPDI

Perfis aplicáveis: I, II e III

Valor

Estabelece as expectativas de uma organização quanto à Gestão de Colaboração e indica como atender seus aspectos mais relevantes.

A existência de diretrizes gerais (requerida no Perfil I) possibilita alinhar com todos os envolvidos os objetivos, as estratégias e as ações esperadas, visando tanto coordenar atividades a serem executadas para levar a termo uma iniciativa, quanto promover a cooperação e a otimização de recursos.

A existência de um planejamento básico explícito (requerido no Perfil II) possibilita estimar, alocar e acompanhar as atividades e a disponibilização de recursos (materiais e humanos) para levar a termo uma iniciativa.

Melhor ainda seria ter uma padronização na forma como os envolvidos executam as atividades (requerida no Perfil III), que possa ser adaptada quando necessário, alinhando expectativas e orientando-os para que: se faça o trabalho certo, da primeira vez e todas as vezes; todos saibam “o quê” e “como” algo deve ser feito, além de “quem” deve fazer “o quê”; a realização das atividades ocorra de forma ordenada, estável e previsível, cumprindo o que foi planejado e privilegiando aspectos técnicos.

Explicação

No Perfil I, a abordagem para o processo COL – Gestão de Colaboração deve conter ao menos diretrizes gerais relacionadas ao processo, visando conseguir gerar os resultados esperados, por exemplo:

• “Adotar a Inovação Aberta”, que se baseia na colaboração tanto interna quanto externa em todas as fases do Ciclo da Inovação (ver Funil da Inovação Aberta);
• “Aderir à PDI Colaborativa”, tal como praticada nas Plataformas Tecnológicas europeias e latino-americanas (ver www.brafip.org.br);
• “Promover a Colaboração”, de forma semelhante à descrita no artigo Promoting Collaboration: 4 Lessons from Google: abrace as diferenças; incentive as “colisões casuais” na força de trabalho; promova o engajamento das pessoas; mantenha a porta aberta;
• Outras abordagens que permitam alavancar a colaboração na PDI nas organizações tanto das pessoas dentro da organização quanto em colaboração com as partes interessadas externas;
• Um mix destas abordagens anteriores.

No Perfil II, além das diretrizes gerais do Perfil I, a abordagem deve conter ao menos um planejamento básico explícito, que inclua uma visão das partes e atividades envolvidas, distribuídas no tempo, com identificação e disponibilização de recursos (ferramentas, pessoas, dados, etc) e fundos necessários para a execução do processo, visando conseguir gerar os resultados esperados.

No Perfil III, além da necessidade de um planejamento básico explícito do Perfil II, a abordagem deve conter um processo padrão descrevendo as atividades executadas e perfis envolvidos, que possa ser instanciado para situações específicas, se pertinente.

Vale destacar ainda que uma abordagem estabelecida corresponde a estar definida, ser comunicada aos envolvidos, mantida (quando necessário) e seguida (ou seja, implementada e em uso rotineiro).

Dicas

É importante que:

• Todas as pessoas envolvidas com a Gestão da Colaboração conheçam as orientações gerais em relação a este processo, enquanto as pessoas que participam de sua execução propriamente dita conheçam, em mais profundidade, as ações a serem realizadas;
• A abordagem utilizada seja conhecida e de fácil acesso aos interessados (por exemplo, disponibilizada na intranet);
• Tenha respaldo da alta gestão, visando facilitar a sua institucionalização;
• Não seja uma reprodução de textos do MGPDI, mas de uma abordagem definida e utilizada pela própria organização.

No Perfil I, diretrizes gerais (políticas) de como a organização planeja e implementa a Gestão da Colaboração (princípios, responsabilidades, tempos e instrumentos) devem estar definidas, mas ainda não é necessário um planejamento de atividades.

No Perfil II, além das diretrizes gerais, passa a ser necessário ter um planejamento básico, que inclua ao menos uma lista de atividades a serem realizadas, distribuídas no tempo e com os recursos necessários alocados. É importante evidenciar também o acompanhamento dessas atividades.

No Perfil III, além das diretrizes gerais e do planejamento básico, deve existir uma descrição das atividades constantes no planejamento, que possua informações básicas como “quem” faz “o que”, “quando”e “como”. Caso existam formas alternativas para a sua realização, é importante definir qual seria a forma padrão, quais as variações permitidas e quando elas devem ser aplicadas.