MGPDI

Perfil aplicável: III

Valor

A importância do gerenciamento de registros de dados de uso de processos não pode ser mensurada. A maneira na qual os registros são arquivados, organizados e encontrados impacta diretamente na rentabilidade, atendimento ao cliente e conformidade legal dos negócios. É vital que todas as empresas desenvolvam e mantenham uma política de manutenção de registros com um gestor designado.

A informação em todas as suas formas contribuem para o fortalecimento da Identidade Institucional. A melhoria de processos, quando esta baseada em registros armazenados e base de dados é capaz de gerar resultados de proporções sistêmicas, onde a empresa, é percebida como uma unidade em desenvolvimento constante.

Explicação

Registros que contenham dados de clientes, de vendas, compras, envios e outras informações importantes para o dia-a-dia de uma empresa contribuem para seu sucesso. Os responsáveis de registros dos processos da empresa devem ser capazes de rastrear, localizar e classificar dados quando necessário para a previsão e planejamento gerais de negócios e para garantir uma base de dados fidedigna para a melhoria constante dos processos da empresa.

A segurança dos dados é importante para garantir que eles não sejam perdidos, roubados, alterados, sofram algum dano ou sejam comprometidos de alguma maneira. O armazenamento seguro dos registros, seja offsite ou não, é um aspecto importante que deve ser prioridade no controle de dados.

Dicas

É importante que:

• A empresa esteja ciente das leis e das políticas da empresa sobre registros de processos e base de dados.
• Registros legalmente regulamentados devem ser mantidos durante o período de tempo estipulado.
• A abordagem utilizada tenha respaldo da alta gestão, visando facilitar a sua institucionalização.
• A documentação pode ser visual ou então em ferramentas que permitam o registro as informações facilitando processos de melhorias contínuas.