MGPDI

Perfil aplicável: III

Este resultado deve estabelecer as ferramentas que apoiem a realização de tarefas como classificação, avaliação, armazenamento, acesso, disponibilização e compartilhamento do conhecimento gerado na organização. Deve-se considerar que os itens de conhecimentos armazenados sejam gerenciados, permitindo que sejam consultados, atualizados ou descartados - quando necessário, conforme os privilégios de confidencialidade definidos na organização.

Valor

A implementação deste resultado implica na criação de um arcabouço de conhecimento, que permite o armazenamento e acesso dos ativos de conhecimento. Esse resultado, deve garantir, também, a confidencialidade dos ativos de conhecimento.

Explicação

A implementação deste resultado pode ocorrer por meio da definição de uma ferramenta que garanta o armazenamento dos conhecimentos gerados na organização. Para isso, deve considerar uma ferramenta prática, que permita o rápido cadastro de informações, registrando o tipo de conhecimento cadastrado e o seu responsável. Considerando que os ativos de conhecimento normalmente se constituem de textos, imagens, ou diagramas, a ferramenta deve permitir o seu armazenamento e recuperação em meios adequados. Ainda, considerando que frequentemente os ativos de conhecimento passam por correções e/ou melhorias, a ferramenta adotada deve fornecer apoio ao seu versionamento, permitindo o registro da evolução do conhecimento organizacional.

A ferramenta escolhida deve permitir o rápido acesso às informações relevantes, conforme as prioridades definidas na organização. Para isso, deve ser possível cadastrar os diferentes níveis de acesso, que garantam o sigilo das informações a quem de fato possa acessar tais itens.

Os colaboradores devem considerar a ferramenta de Gestão do Conhecimento como uma fonte de acesso constante, com o intuito tanto de seguir as diretrizes, determinações, formas de trabalho, processos, lições aprendidas, e outros conhecimentos previamente cadastrados, quanto para a inserção de novos conhecimentos. Deve haver a preocupação que o conhecimento armazenado esteja sempre atualizado e que o conhecimento defasado seja descartado para melhor eficiência dos mecanismos adotados, conforme os critérios definidos na política organizacional.

Organizações de maior porte podem se valer de bases de conhecimentos a serem “importadas” de outras unidades (por exemplo, filiais, subsidiárias, empresas recém-incorporadas). Neste caso, há a necessidade de se definir um comitê para avaliação (e, eventualmente, adaptação) do conhecimento importado para ser incorporado ao núcleo de conhecimento organizacional.

Dicas

Para a publicação e disseminação de conhecimento pode-se utilizar a intranet da organização, o site institucional, uma ferramenta de Wiki, ou mesmo uma ferramenta específica para gestão do conhecimento. Para isso, deve-se considerar que a solução escolhida permita a configuração de privilégios de acesso, garantindo que as informações sejam acessadas por quem de fato tenha autorização de acessá-las, e permita a consulta rápida às informações cadastradas, por exemplo, por meio de algum mecanismo de busca.

A gestão de conhecimento precisa se adaptar aos diferentes modelos organizacionais da atualidade. Uma organização que adote uma visão ágil pode utilizar adesivos (exemplo: post-its) afixados na parede para criação de mapa mentais colaborativos no processo de geração de ideias e construção de produtos. Assim, o conteúdo dos post-its de interesse para a base de conhecimento precisa ser digitalizado. Em outro contexto, considerando organizações que lidam com protótipos e artefatos físicos, ou substâncias químicas, devem construir bases de conhecimento que armazenem estes objetos com etiquetas com identificadores que sejam apontados por bases de índices com os devidos descritores que permitam a sua localização.