MGPDI

Perfil aplicável: III

Estabelece as expectativas da organização quanto à Gestão do Conhecimento e indica como atender seus aspectos mais relevantes, que incluem estabelecer as políticas, processos, áreas de expertises, mecanismos de coleta, avaliação, classificação, armazenamento e recuperação dos conhecimentos, papéis e responsabilidades. Esta definição deve ser originada da alta gerência e grupo de Gestão do Conhecimento da organização, e ser conhecida por todos.

A existência de diretrizes gerais (abordagem requerida no Perfil I) possibilita alinhar com todos os envolvidos os objetivos, as estratégias e as ações esperadas, visando tanto coordenar atividades a serem executadas para conduzir uma iniciativa, quanto promover a cooperação e a otimização de recursos.

A existência de um planejamento básico definido (abordagem requerida no Perfil II) possibilita estimar, alocar e acompanhar as atividades e a disponibilização de recursos (materiais e humanos) para conduzir uma iniciativa.

Melhor ainda seria ter uma padronização na forma como os envolvidos executam as atividades (abordagem requerida no Perfil III), que pudesse ser adaptada quando necessário, alinhando expectativas e orientando-os para que: se faça o trabalho certo, da primeira vez e todas as vezes; todos saibam “o quê” e “como” algo deve ser feito, além de “quem” deve fazer “o quê”; a realização das atividades ocorra de forma ordenada, estável e previsível, cumprindo o que foi planejado e privilegiando aspectos técnicos.

Explicação

Apesar de possuir uma mesma redação, este é o único resultado deste processo que requer características distintas em função do perfil de maturidade no qual a organização se encontra ou almeja atingir. A razão disto é que ele busca refletir os atributos de processo definidos para os perfis de maturidade.

No Perfil I (Processos Executados – ver AP 1.1), a abordagem deve conter ao menos “diretrizes gerais” (políticas) orientando como a organização planeja e implementa o processo, considerando princípios, responsabilidades, tempos e instrumentos, visando conseguir gerar os resultados esperados, mas ainda não é necessário um planejamento de atividades. Essas diretrizes poderiam incluir, por exemplo: quais são os responsáveis, o escopo e os mecanismos de coleta, avaliação, classificação, armazenamento e recuperação dos conhecimentos.

No Perfil II (Processos Gerenciados – ver AP 2.1 e AP 2.2), além das “diretrizes gerais” do Perfil I, a abordagem deve conter um “planejamento básico explícito”, que inclua ao menos uma lista de atividades a serem realizadas, distribuídas no tempo, com identificação e disponibilização de recursos (pessoas, ferramentas, dados, etc) e fundos necessários para a sua execução, visando conseguir planejar e acompanhar a geração dos resultados esperados. Também é necessário evidenciar o acompanhamento dessas atividades ao longo do tempo, bem como gerenciar os produtos de trabalho (artefatos) gerados pelo processo.

No Perfil III (Processos Estabelecidos – ver AP 3.1 e AP 3.2), além da necessidade de um “planejamento básico explícito” do Perfil II e das “diretrizes gerais” do Perfil I, a abordagem deve conter um processo padrão, ou seja, uma descrição das atividades constantes no planejamento que possua informações básicas como “quem” faz “o que”, “quando” e “como”. Caso existam formas alternativas para a sua realização, é importante definir qual seria a forma padrão, quais as variações permitidas e quando estas variações devem ser aplicadas. Além disso, a abordagem deve considerar a coleta de informações relevantes relacionadas à execução do processo, visando incentivar sua melhoria contínua.

Dicas

A implementação deste resultado pode ocorrer por meio de um documento eletrônico, acessível e conhecido por todos na organização, elaborado na forma de uma Política, com o qual deve ser obtido o comprometimento de todos os colaboradores da organização. A política deve estabelecer, no contexto de uma organização:

• áreas de expertise;
• base de conhecimento, formas de acesso, compartilhamento, definições de confidencialidade e manutenção do conhecimento;
• procedimentos para garantir a troca de conhecimento;
• estratégia de classificação do conhecimento;
• regras e critérios objetivos para avaliar o ativo de conhecimento identificado, de forma a determinar se este deve ou não ser inserido e mantido na base de conhecimento da organização;
• regras e critérios objetivos para avaliar e manter continuamente os ativos de conhecimento que foram inseridos na base de conhecimento, de forma a determinar se este deve permanecer, ser atualizado ou ser descartado;
• os perfis profissionais e os responsáveis indicados pela organização para avaliar, atualizar e manter o conteúdo da base de conhecimento;
• entre outros elementos relevantes para a organização e seu contexto de negócio.

Periodicamente a política de Gestão do Conhecimento deve ter seu conteúdo avaliado e atualizado. Todas as atualizações realizadas na política devem ser notificadas aos interessados.

A definição da política organizacional para Gestão do Conhecimento pode compor um documento mais geral que atenda os demais processos definidos no MGPDI e demais práticas e processos organizacionais.

Para a publicação e disseminação da Política de Gestão do Conhecimento pode-se utilizar a intranet da organização, seu site institucional ou mesmo uma ferramenta de Wiki, com os devidos privilégios de acesso. Outras formas de publicação da Política podem ser estabelecidas, desde que permitam o amplo acesso a todos os envolvidos na Gestão do Conhecimento.

Deve ser estabelecido que alguns profissionais da organização devem ser responsáveis por garantir a execução e implantação das regras e processos definidos na política sejam seguidos na prática. No caso de se utilizar uma notação gráfica para a definição do processo CON, se sugere a adoção de alguma ferramenta CASE ou editor diagramático que permita o uso da notação escolhida.