MGPDI

Perfil aplicável: III

Valor

Não é possível ter uma gestão eficaz de algo desconhecido. Portanto conhecer o processo como um todo é fundamental para a sua gestão. Todo processo organizacional deve estar alinhado com os objetivos ou estratégias da empresa.

Executar um processo que não agregue valor para o negócio será um desperdício de esforço, tempo e dinheiro. Por isso, é importante que o gestor do processo tenha o conhecimento dos resultados que o processo irá gerar e avaliar o benefício que ele trará para a gestão da organização.

Mapear as atividades, seus respectivos atores e entender o envolvimento de cada um são ações fundamentais para poder gerenciar um processo. Assim, essa visão permitirá a avaliação dos resultados do processo, os pontos de gargalos e a análise e a execução de melhorias contínuas sobre ele.

Os processos organizacionais devem dar suporte para os objetivos estratégicos da organização. Portanto, eles devem ser mapeados e executados e melhorias devem ser implementadas sempre que a avaliação de resultados demonstrar haver um desvio do que era esperado ou seja identificado uma forma mais eficaz de ter o resultado.

Explicação

Somente por meio da análise de dados é que o gestor poderá saber se o processo trouxe o resultado esperado para a organização. Desse modo, é crucial a definição de métricas para poder medi-las no decorrer da execução do processo e analisar os resultados que foram gerados. Um processo de melhoria deve estar alinhado com cada processo da empresa proporcionando uma maior agilidade e assertividade nos resultados obtidos.

A gestão de um processo sem avaliação e um plano de de melhorias definidos é ineficaz, porque além de não poder identificar os fatores positivos e negativos das ações realizadas e não será possível traçar um plano de melhoria seja para correção ou para aceleração da eficácia do processo e portanto sem o controle de saber que tudo está caminhando em sinergia com as estratégias da empresa.

Dicas

É importante que:

* Os processos estejam padronizados. Ao padronizá-los, os profissionais envolvidos nas atividades passam a ter mais tempo para cuidar de atividades gerenciais e estratégicas.

* A abordagem utilizada tenha respaldo da alta gestão, visando facilitar a sua institucionalização.

* Quando se trata de melhorar os processos organizacionais, existem metodologias amplamente testadas que podem ser utilizadas. Aliás, utilizar um método como ponto de partida é algo importante e que pode poupar muito trabalho.

* Como exemplo de metodologia que podem ser aplicadas para melhorar os processos organizacionais temos o PDCA (ciclo de Deming) e Método BPM (Business Process Management).