MGPDI

Perfis aplicáveis: II e III

Valor

Estabelece as expectativas da organização quanto à Gestão de Risco e indica como atender seus aspectos mais relevantes, que incluem explicitar, tratar e comunicar os riscos da pesquisa, desenvolvimento e inovação com o objetivo da organizar controlar os riscos e potencializar as oportunidades.

A existência de diretrizes gerais (abordagem requerida no Perfil I) possibilita alinhar com todos os envolvidos os objetivos, as estratégias e as ações esperadas, visando tanto coordenar atividades a serem executadas para conduzir uma iniciativa, quanto promover a cooperação e a otimização de recursos.

A existência de um planejamento básico definido (abordagem requerida no Perfil II) possibilita estimar, alocar e acompanhar as atividades e a disponibilização de recursos (materiais e humanos) para conduzir uma iniciativa. Melhor ainda seria ter uma padronização na forma como os envolvidos executam as atividades (abordagem requerida no Perfil III), que pudesse ser adaptada quando necessário, alinhando expectativas e orientando-os para que: se faça o trabalho certo, da primeira vez e todas as vezes; todos saibam “o quê” e “como” algo deve ser feito, além de “quem” deve fazer “o quê”; a realização das atividades ocorra de forma ordenada, estável e previsível, cumprindo o que foi planejado e privilegiando aspectos técnicos.

Explicação

Apesar de possuir uma mesma redação, este é o único resultado deste processo que requer características distintas em função do perfil de maturidade no qual a organização se encontra ou almeja atingir. A razão disto é que ele busca refletir os atributos de processo definidos para os perfis de maturidade.

No Perfil I (Processos Executados – ver AP 1.1), a abordagem deve conter ao menos “diretrizes gerais” (políticas) orientando como a organização planeja e implementa o processo, considerando princípios, responsabilidades, tempos e instrumentos, visando conseguir gerar os resultados esperados, mas ainda não é necessário um planejamento de atividades. Essas diretrizes poderiam incluir, por exemplo:

• quais são os responsáveis pela gestão de risco tanto pela identificação, acompanhamento e aprovação dos riscos e oportunidades,
• quais são os parâmetros de autonomia para a gestão de riscos,
• quais são as atividades a serem executadas pela gestão de riscos,
• quais os recursos disponíveis para o tratamento dos riscos e oportunidades, e
• como os riscos seriam comunicado para as partes interessadas (stakeholders internos e externos) à organização.

No Perfil II (Processos Gerenciados – ver AP 2.1 e AP 2.2), além das “diretrizes gerais” do Perfil I, a abordagem deve conter um “planejamento básico explícito”, que inclua ao menos uma lista de atividades a serem realizadas, distribuídas no tempo, com identificação e disponibilização de recursos (pessoas, ferramentas, dados, etc) e fundos necessários para a sua execução, visando conseguir planejar e acompanhar a geração dos resultados esperados. Também é necessário evidenciar o acompanhamento dessas atividades ao longo do tempo, bem como gerenciar os produtos de trabalho (artefatos) gerados pelo processo.

No Perfil III (Processos Estabelecidos – ver AP 3.1 e AP 3.2), além da necessidade de um “planejamento básico explícito” do Perfil II e das “diretrizes gerais” do Perfil I, a abordagem deve conter um processo padrão, ou seja, uma descrição das atividades constantes no planejamento que possua informações básicas como “quem” faz “o que”, “quando” e “como”. Caso existam formas alternativas para a sua realização, é importante definir qual seria a forma padrão, quais as variações permitidas e quando estas variações devem ser aplicadas. Além disso, a abordagem deve considerar a coleta de informações relevantes relacionadas à execução do processo, visando incentivar sua melhoria contínua.

Dicas

É importante que:

• Todas as pessoas envolvidas com a Gestão de Riscos conheçam as diretrizes gerais em relação a este processo, enquanto as pessoas que participam de sua execução propriamente dita conheçam, em mais profundidade, as ações a serem realizadas;
• A abordagem utilizada seja conhecida e de fácil acesso aos interessados (por exemplo, disponibilizada na intranet);
• A abordagem utilizada tenha respaldo da alta gestão, visando facilitar a sua institucionalização;
• A abordagem não seja uma reprodução de textos do MGPDI, mas algo definido e efetivamente utilizado pela organização.

O uso de ferramentas pode facilitar a definição da abordagem, nos diversos perfis. Por exemplo: no Perfil I as diretrizes gerais podem ser disponibilizadas em uma página na intranet; no Perfil II o uso de Canvas pode facilitar o planejamento e acompanhamento das atividades; no Perfil III o uso de ferramentas de automação de processos (workflow) podem apoiar a definição e o acompanhamento da execução das atividades.

Vale lembrar mais uma vez que os requisitos para a abordagem definida ao longo dos perfis de maturidade são cumulativos, ou seja, o que é requerido em um perfil inclui o que é requerido nos perfis anteriores. Assim, mesmo os processos que não possuem resultados no Perfil I precisam implementar as “diretrizes gerais” e, da mesma forma, processos que sejam específicos do Perfil III precisam implementar as “diretrizes gerais” do Perfil I e o “planejamento básico explícito” do Perfil II.