POR – Gestão de Portfólio

O propósito do processo de Gestão de Portfólio é garantir que as ideias e projetos de PDI estejam alinhados e sejam conduzidos conforme a estratégia da organização.

Por meio deste processo a organização gerencia a sua capacidade de inovar. As atividades típicas de uma gestão de portfólio são apresentadas na figura a seguir.

Segundo a norma ISO 16501, uma das responsabilidades da gestão da PDI é o planejamento, acompanhamento e controle da carteira de projetos. Convém que a Alta Direção defina as responsabilidades, revise e aprove iniciativas, defina a escala de prioridade, realize o monitoramento do progresso dos projetos por meio de revisões periódicas, cuide da elaboração de relatórios de acompanhamento; defina o grau de centralização dos projetos, com o objetivo de que projetos selecionados se concretizem por meio da união de conhecimentos existentes na organização ou disponíveis para aquisição, considerando as oportunidades e os riscos existentes.

A importância deste processo está relacionada à estratégia de gerenciamento e governança de um conjunto de projetos de PDI de uma organização. Estes projetos são estruturados a partir do processo PRO – Gestão de Projetos de Pesquisa, Desenvolvimento e Inovação, que incluem a qualificação e seleção de ideias geradas pelo processo IDE – Gestão de Ideias. Após convertidas as ideias em projetos, por meio deste processo, é possível analisar a capacidade da carteira de projetos, alocar recursos, analisar as demandas e com base na execução dos projetos, determinar a viabilidade, assim como identificar mudanças na carteira de projetos.

Como este processo compromete recursos, a qualificação contínua de ideias e de projetos justifica o investimento em sua adoção, principalmente por que permitem que a organização avalie os investimentos e o retorno da inovação, por meio do acompanhamento e visibilidade dos indicadores definidos no processo IND – Gestão de Indicadores, orientando a partir do processo GOV – Governança da Pesquisa, Desenvolvimento e Inovação a liberação de recursos e justificativas para continuidade, suspensão ou interrupção de projetos de PDI. Esta relação é demonstrada na figura abaixo.

Alguns benefícios da Gestão de Portfólio:

• Seleção de ideias e projetos de PDI que atendam os objetivos estratégicos da organização;
• Qualificação e priorização das ideias e projetos;
• Tomada de decisões baseadas em diversos fatores, que incluem: alocação de recursos, objetivos estratégicos e riscos;
• Melhoria na gestão da carteira de projetos, seu crescimento, seus recursos e os benefícios procedentes das inovações;
• Retroalimentação do portfólio com ideias, projetos e oportunidades, agregando valor à organização;
• Realização da análise sobre a capacidade de inovar da organização em relação à carteira de projetos, a partir da análise e compreensão dos cenários atuais e futuros;
• Redução de custos e prazos;
• Facilidade de financiamento do desenvolvimento da inovação.

Este processo é formado pelo conjunto de resultados esperados apresentados a seguir.

POR1 (perfil II) - Uma sistemática para qualificação, priorização, aprovação e descontinuidade das ideias e projetos de PDI, incluindo critérios alinhados aos objetivos estratégicos de PDI, é estabelecida.

POR2 (perfil II) - As ideias e os projetos de PDI são qualificados, priorizados e aprovados de acordo com os critérios definidos.

POR3 (perfil II) - Responsáveis, recursos necessários e orçamentos para as ideias e os projetos de PDI são definidos e comunicados.

POR4 (perfil II) - O monitoramento do portfólio é realizado e conflitos identificados são tratados de acordo com os critérios definidos.

POR5 (perfil II) - Ações para corrigir desvios no portfólio e para prevenir a repetição dos problemas identificados são estabelecidas e monitoradas até a sua conclusão.

POR6 (perfil II) - A situação do portfólio é disponibilizada para as partes interessadas.

POR7 (perfil III) - Os investimentos organizacionais destinados a PDI são definidos e alocados.

Avaliação de portfólio, Autorização, Balanceamento de portfólio, Capacidade, Governança, Portfólio, Seleção/Priorização de Portfólio

Com base na identificação de múltiplos projetos de PDI, alinhar as prioridades dos projetos e seu paralelismo, estabelecendo uma gestão integrada da carteira:

• Estabelecer diretrizes gerais (uma política) para a gestão do portfólio;
• Possivelmente utilizar as diretrizes definidas pelo processo IDE – Gestão de Ideias no contexto do portfólio para qualificação, seleção e avaliação de ideias, que podem incluir, mas não se limitam a:
  • Critérios de qualificação da ideia, como por exemplo: novos produtos, novos serviços, pesquisa, entre outros, ou ainda, que tipos de tecnologias poderá(ão) ser aplicadas com a ideia selecionada;
  • Critérios de segmentação de mercado (onde a ideia será aplicada);
  • Critérios de priorização da ideia, como por exemplo: GUT (Gravidade, Urgência e Tendência), ou um “score” de relação entre pesos dos critérios e ao atendimento dos objetivos;
  • Avaliação das ideais que atendam às necessidades e aos objetivos da organização.
• Estabelecer procedimentos para autorização e comunicação as partes interessadas sobre o início, andamento, suspensão, cancelamento e o encerramento dos projetos como por exemplo: Project Charter, Project Model Canvas, Termo de Entrega/Aceite de Produto.
• Estabelecer mecanismos de controle para o acompanhamento dos projetos, como por exemplo: ferramentas automatizadas, kanban com visualização dos projetos com seu respectivo “status”, contendo referência para Projetos selecionados, Projetos em Andamento, Projetos Concluídos, Projetos Cancelados, entre outros.
• Acompanhar, com o apoio de indicadores, o andamento dos projetos e os resultados alcançados.

ABNT NBR 16501:2011 Diretrizes para sistemas de gestão da pesquisa, do desenvolvimento e da inovação (PDI).

AENOR UNE 166002:2014 Gestión de la I+D+i – Requisitos del Sistema de Gestión de la I+D+i.

GESTÃO DA INOVAÇÃO, Técnicas e dicas de gestão de portfólio. Disponível em: http://riut.utfpr.edu.br/jspui/bitstream/1/2057/1/gestaoinovacao.pdf, Acesso 05 set. 2019.

GESTÃO DE PORTFÓLIO DE PROJETOS, disponível em: https://www.cin.ufpe.br/~processos/TAES3/Livro/00-LIVRO/18-Gestao%20de%20Portfolio-v6_CORRIGIDO.pdf. Acesso 05 set. 2019.

PMI 2017a. Um Guia de Conhecimento em Gerenciamento de Projetos (GUIA PMBOK) – Sexta edição.

PMI 2017b. The Standard for Portfolio Management – Fourth Edition.

SOFTEX:2016 Guia de Implementação – Parte 2 – Processo GPP – Gerenciamento de Portfólio de Projetos.

PRO – Gestão de Projetos de Pesquisa, Desenvolvimento e Inovação

IDE – Gestão de Ideias

IND – Gestão de Indicadores

GOV – Governança da Pesquisa, Desenvolvimento e Inovação

RIS – Gestão de Riscos e Incertezas

GESTÃO DA INOVAÇÃO, Técnicas e dicas de gestão de portfólio. Disponível em: http://riut.utfpr.edu.br/jspui/bitstream/1/2057/1/gestaoinovacao.pdf, Acesso 05 set. 2019.

GESTÃO DE PORTFÓLIO DE PROJETOS, disponível em: https://www.cin.ufpe.br/~processos/TAES3/Livro/00-LIVRO/18-Gestao%20de%20Portfolio-v6_CORRIGIDO.pdf. Acesso 05 set. 2019.

O relacionamento do processo POR com os demais processos do MGPDI é apresentado na figura a seguir.